Plantillas de factura en Google Sheets gratis

Guía de plantillas de factura en Google Sheets

Facturas que hacen las cuentas por ti

Una hoja de cálculo es el hogar natural de una factura. Cada una de estas doce plantillas de Google Sheets multiplica cantidad por precio, suma las líneas, aplica el impuesto y muestra el total a pagar, todo mediante fórmulas ya incorporadas. No volverás a sumar una columna de cifras a mano.

¿Qué plantilla elegir?

• Básica. Una tabla de conceptos, un tipo impositivo, un total. Empieza aquí si no estás seguro.
• Detallada con impuestos. Una columna Sí/No marca qué líneas están gravadas, para que la mezcla de bienes y servicios tribute correctamente.
• Por horas. Fecha, trabajo realizado, horas y tarifa por fila, con el total de horas junto al importe total.
• Freelance con descuento y anticipo. Añade tipo de descuento, tipo impositivo y anticipo pagado, y calcula el saldo pendiente.
• Contratista. Secciones separadas de mano de obra y materiales, porcentaje de margen sobre materiales, impuesto y anticipo recibido.
• Ventas. Columnas de referencia y producto, dirección de envío, envío fijo e impuesto solo sobre los bienes.
• Dos impuestos. Dos tipos independientes, como IVA e IGIC, estatal y local, o IVA y una tasa.
• Recurrente. Campos de periodo de facturación y próxima factura para servicios mensuales, más una celda de crédito del periodo anterior.
• Control de pagos. Una segunda pestaña registra los pagos; el saldo pendiente de la factura se actualiza automáticamente.
• Kilometraje y gastos. Servicios, kilometraje a una tarifa por kilómetro y otros costes en secciones separadas.
• Iguala. Iguala mensual con horas incluidas y horas adicionales facturadas por hora.
• Multidivisa. Precios en tu moneda, una celda de tipo de cambio y un total convertido a la moneda del cliente.

Cómo funcionan las plantillas

Todas siguen las mismas convenciones, así que una vez usada una sabrás usarlas todas.

• Las celdas blancas son para escribir: descripciones, cantidades, precios unitarios y tus datos.
• Las celdas amarillas son los datos que mueven el cálculo: tipo impositivo, descuento, anticipo pagado, margen, tipo de cambio. Cámbialas una vez y los totales siguen.
• La columna Importe y el bloque de totales contienen fórmulas. Son fórmulas normales de Google Sheets, como =B16*C16 y =SUMA(D16:D21), para que puedas verlas y ajustarlas.
• Hay filas vacías de conceptos para añadir líneas sin tocar las fórmulas. Si necesitas más, inserta filas dentro de la tabla.

Cómo usar una plantilla de factura de Google Sheets

1. Haz clic en Abrir en Google Sheets y elige Hacer una copia. La hoja se guarda en tu Drive.
2. Prepara tu maestra. Escribe los datos de tu negocio en el bloque superior izquierdo, pon en la celda amarilla de tipo impositivo tu tipo local y cambia el nombre del archivo. Conserva esta copia en blanco como maestra.
3. Añade tu logotipo con Insertar → Imagen → Insertar imagen en la celda, sobre la zona del nombre de la empresa, o deja la cabecera solo con texto.
4. Para cada factura, haz una copia de la maestra, introduce los datos del cliente, las fechas y el número, y rellena las filas de conceptos. Verás cómo los totales se actualizan mientras escribes.
5. Revisa las celdas amarillas por si esta factura tiene algo particular: un descuento, un anticipo ya recibido, gastos de envío o un tipo de cambio.
6. Descarga en PDF: Archivo → Descargar → PDF. En el cuadro de exportación elige Ajustar al ancho para que la factura ocupe la página.

Dudas habituales sobre las fórmulas

• Una celda muestra #¡REF! o #¡VALOR!. Se eliminó una fila referenciada o se escribió texto en una celda numérica. Pulsa Ctrl+Z (Cmd+Z en Mac) para deshacer, o copia la fórmula desde la fila superior.
• El subtotal ignora una fila nueva. La añadiste debajo de la última fila de conceptos, fuera del rango de la SUMA. Inserta las filas dentro de la tabla o edita el rango.
• El impuesto debe aplicarse solo a algunas líneas. Usa la plantilla detallada, que tiene una columna Gravado, en lugar de la básica.
• Quiero la hoja en Excel. Archivo → Descargar → Microsoft Excel. Las fórmulas se conservan, o usa nuestra plantilla de factura nativa para Excel.

¿Google Sheets o Google Docs?

Usa Sheets siempre que los números importen: muchos conceptos, impuestos, descuentos, anticipos o cualquier cosa que de otro modo calcularías con la calculadora. Usa Google Docs cuando la factura sea sobre todo texto y un único importe. Ambos son gratuitos, ambos viven en tu Drive y ambos se exportan a PDF.