Guía de la plantilla de factura en Excel
Facturar con Microsoft Excel
Una hoja de cálculo es el hogar natural de una factura. Cantidades por precios, líneas sumadas en un subtotal, impuestos aplicados y un importe final: Excel lo hace todo al instante y nunca se equivoca al sumar. Nuestra plantilla .xlsx ya incluye estas fórmulas.
Para quién es la plantilla de Excel
Elige Excel si vendes productos, facturas muchos conceptos distintos, cobras impuestos o simplemente quieres que las cuentas se hagan solas. Comercios, contratistas con materiales y mano de obra, empresas de catering y cualquiera que emita facturas detalladas la encontrará más rápida que Word. Si tus facturas son sobre todo un párrafo de descripción, la plantilla de Word puede resultarte más natural.
Cómo funcionan las fórmulas
No necesitas saber fórmulas de Excel para usar la plantilla, pero ayuda entender qué ocurre para ajustarla con confianza.
- Importe de línea es
Cantidad × Precio unitario. Escribe los dos primeros y el tercero se rellena solo. - Subtotal es una
SUMAde todos los importes de línea. - Impuesto es
Subtotal × Tipo impositivo. Cambia la celda del tipo por tu porcentaje local, o ponla a 0 si no cobras impuestos. - Total a pagar es
Subtotal + Impuesto, menos cualquier anticipo o descuento que introduzcas.
Lo mejor es no tocar las celdas con fórmulas. Si escribes encima de una por error, pulsa Ctrl+Z (o Cmd+Z en Mac) para deshacer.
Cómo editar la plantilla de factura en Excel
- Descarga y abre excel-invoice-template.xlsx. Pulsa Habilitar edición si Excel lo abre en Vista protegida.
- Añade tu logotipo y tus datos. Selecciona la imagen de ejemplo y elimínala, y usa Insertar → Imágenes. Escribe el nombre y los datos de contacto de tu negocio en las celdas del encabezado.
- Configura el tipo impositivo una sola vez. Localiza la celda del tipo e introduce tu porcentaje. Guarda esta versión como copia maestra.
- Introduce los datos del cliente, las fechas y el número de factura. Excel da formato a las celdas de fecha automáticamente.
- Añade las líneas de detalle. Escribe descripción, cantidad y precio unitario en cada fila. La columna de importe se calcula sola.
- ¿Necesitas más filas? Haz clic derecho en un número de fila dentro de la tabla
de conceptos y elige Insertar. La fórmula del subtotal se amplía para incluirla. Evita
añadir filas debajo de la última, porque quedarían fuera del rango de la
SUMA. - Exporta a PDF. Usa Archivo → Guardar como → PDF o Archivo → Exportar. Revisa Disposición de página → Área de impresión si el PDF corta alguna columna.
Compatibilidad
- Microsoft Excel 2010 y posteriores en Windows y Mac, y Excel para Microsoft 365.
- Google Sheets abre archivos .xlsx y conserva las fórmulas. También ofrecemos una plantilla nativa de Google Sheets.
- LibreOffice Calc y Apple Numbers importan .xlsx con las fórmulas intactas.
Consejos para facturar en Excel
- Ten un libro por cliente con una hoja por factura, o un archivo por factura nombrado con su número. Elige un sistema y mantenlo.
- Aplica Formato de celdas → Moneda a las columnas de importes para que siempre muestren dos decimales.
- Añade una hoja oculta de "Cobros" para anotar cuándo se pagó cada factura y tendrás un sencillo control de cuentas por cobrar.
- Protege las celdas con fórmulas (Revisar → Proteger hoja) si otras personas van a rellenar la factura.
Preguntas frecuentes
¿Por qué una celda de la factura en Excel muestra #¡VALOR! o #¡REF!?
Normalmente porque se escribió texto en una celda numérica o se eliminó una fila referenciada. Deshaz el último cambio o vuelve a descargar la plantilla y copia tus datos.
¿Puedo añadir una línea de descuento en la factura de Excel?
Sí. Inserta una fila entre el subtotal y el total, introduce el descuento como número negativo y comprueba que la fórmula del total lo incluya.
¿La plantilla de Excel admite dos tipos de impuesto distintos?
Añade una segunda fila de impuesto y una segunda celda de tipo, y referencia cada una desde las líneas correspondientes. Para situaciones fiscales complejas, una herramienta de facturación puede ser más sencilla.
¿La plantilla de factura en Excel funciona en Google Sheets?
Sí. Sube el archivo .xlsx a Google Drive y ábrelo con Sheets; las fórmulas se conservan. También ofrecemos una plantilla nativa para Google Sheets.