Guía de formularios de factura
Formularios de factura imprimibles para el día a día
Un formulario de factura es un diseño pensado para imprimirse en cantidad y rellenarse en el lugar de trabajo. Fontaneros, electricistas, limpiadores, transportistas, jardineros y mecánicos a domicilio llevan décadas usando talonarios de facturas, y un buen formulario sigue ganando a la pantalla del móvil cuando tienes las manos ocupadas.
Elegir un formulario
- Formulario de factura en PDF. La mejor opción para imprimir en cantidad. Sale idéntico cada vez y cabe en A4 y carta.
- Formulario de factura en blanco. Neutro, sin marca y con espacio generoso para escribir a mano.
- Formulario en Word o Google Docs. Añade tu logotipo y tus datos una vez e imprime tantas copias como necesites.
- Formulario en Excel o Google Sheets. Úsalos si a veces rellenas los formularios en un portátil y quieres los totales calculados.
Preparar un talonario de facturas impreso
- Personaliza el formulario. Abre la versión de Word o Docs, añade el nombre, la dirección, el teléfono, el correo y el número fiscal de tu negocio al encabezado, y exporta a PDF.
- Decide la numeración. Deja el número en blanco y escríbelo siguiendo una lista correlativa, o pide a la imprenta que añada numeración secuencial. Los formularios numerados son más fáciles de auditar.
- Imprime o encarga. Imprime en casa en papel normal para volúmenes pequeños, o encarga a una imprenta un talonario encuadernado. El papel autocopiativo de dos hojas da al cliente una copia al instante.
- Guarda las copias. Archívalas por número. Son tu registro de ventas a efectos fiscales.
Rellenar un formulario de factura correctamente
- Escribe en mayúsculas y con bolígrafo para que las copias autocopiativas sean legibles.
- Rellena todos los campos, incluidos la fecha y el número de factura. Tacha las filas de conceptos sin usar para que nadie pueda añadir nada después.
- Describe el trabajo con claridad: "Sustituir grifo de cocina, suministro e instalación, 1,5 horas" en lugar de "Fontanería".
- Suma el formulario con cuidado y escribe el importe a pagar en cifras. Si aplica impuesto, muéstralo en su propia línea.
- Si el cliente paga en el momento, escribe "PAGADO", la fecha y el método, y fírmalo.
Formularios para presupuestos y recibos
El mismo diseño sirve para otros documentos. Cambia el encabezado a Presupuesto para dar precio antes de un trabajo, y a Recibo para confirmar un pago. Mantener los tres visualmente distintos, por ejemplo imprimiéndolos en papel de colores diferentes, evita confusiones. Consulta nuestra guía de la plantilla de recibo para saber qué debe incluir un recibo.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre un formulario de factura y una plantilla de factura?
Son el mismo documento usado de forma distinta. El formulario suele imprimirse en cantidad y rellenarse a mano en el lugar de trabajo; la plantilla se completa en el ordenador para cada trabajo. Todos nuestros archivos sirven para ambos usos.
¿Puedo imprimir los formularios de factura en talonario?
Sí. Imprime la versión en PDF en la cantidad que necesites y pide a una imprenta que la encuaderne, o usa papel autocopiativo si quieres una copia inmediata para el cliente.
¿Cómo numero los formularios de factura preimpresos?
Escribe el número a mano siguiendo una lista correlativa, o pide a la imprenta que añada numeración secuencial. Nunca dejes el número en blanco ni lo repitas.
¿Necesito un formulario distinto para los presupuestos?
Es lo recomendable. Cambia el encabezado de Factura a Presupuesto para que el cliente no lo confunda con un cobro.