Cómo usar una plantilla de factura
Todo lo que necesitas para facturar a un cliente
Una factura es una solicitud formal de pago. Le indica a tu cliente qué compró, cuánto costó y cómo y cuándo pagar. Una buena plantilla se encarga del diseño para que tú solo tengas que rellenar los datos.
Qué debe incluir toda factura
Nuestras plantillas ya tienen un espacio para cada uno de estos elementos, pero conviene saber por qué importan. Omitir alguno es el motivo más habitual por el que una factura se cuestiona o se paga tarde.
- La palabra "Factura" en la parte superior, para que no se confunda con un presupuesto o un recibo.
- Un número de factura único. Los números correlativos (FAC-0001, FAC-0002) facilitan mucho la contabilidad y los impuestos.
- El nombre y los datos de contacto de tu negocio, incluidos dirección, correo electrónico y teléfono.
- El nombre y la dirección del cliente. Si es una empresa, dirígela a la persona que aprueba los pagos.
- La fecha de emisión y la fecha de vencimiento. Sé explícito: "Pago a 30 días" significa 30 días desde la fecha de la factura.
- Las líneas de detalle con descripción, cantidad, precio unitario e importe de cada producto o servicio.
- Subtotal, impuestos y total a pagar. Muestra el impuesto en su propia línea si lo cobras, e indica tu número de identificación fiscal cuando sea obligatorio.
- Instrucciones de pago. Datos bancarios, un enlace de pago en línea o el beneficiario del cheque.
- Condiciones y notas, como recargos por demora, descuentos por pronto pago o un simple agradecimiento.
¿Qué formato elegir?
Todas nuestras plantillas contienen los mismos campos básicos, así que la elección depende del programa que uses y de cómo pienses enviar la factura.
| Formato | Ideal para | Ten en cuenta |
|---|---|---|
| Word (.docx) | Negocios de servicios que quieren control total sobre el texto y el diseño. | Los totales se escriben a mano, así que revisa las cuentas. |
| Excel (.xlsx) | Quien factura varias líneas o cobra impuestos. | Las fórmulas calculan los totales. Exporta a PDF antes de enviar. |
| Google Docs / Sheets | Trabajar desde el navegador o compartir con tu gestor. | Haz clic en el enlace, elige "Hacer una copia" y se guarda en tu Drive. |
| Imprimir o enviar un archivo que el cliente no pueda editar. | Rellénalo con un editor de PDF o imprímelo y escribe a mano. | |
| Open Office (.odt) | Usuarios de OpenOffice y LibreOffice. | También se abre en Word y Google Docs. |
Paso a paso: de la plantilla a la factura cobrada
- Descarga la plantilla en el formato que prefieras, o abre la versión de Google y haz una copia.
- Añade tu marca. Sustituye el logotipo de ejemplo y escribe el nombre y los datos de contacto de tu negocio en el encabezado. Guarda esta versión como copia maestra.
- Rellena el cliente y las fechas. Introduce los datos del cliente, la fecha de hoy, la fecha de vencimiento y el siguiente número de tu serie.
- Detalla lo que cobras. Una línea por producto o servicio. Sé concreto: "Rediseño web, 12 horas a 85 €/h" es más claro que "Trabajo de diseño".
- Revisa los totales y los impuestos. En Excel y Sheets se calculan solos. En Word y PDF, suma con cuidado.
- Guarda en PDF y envía. El PDF conserva el formato en cualquier dispositivo. Adjúntalo a un correo breve que repita el importe y la fecha de vencimiento.
- Regístrala. Anota el número, el importe y la fecha de envío para poder reclamar si no se paga a tiempo.
Consejos para cobrar antes
- Envía la factura en cuanto termines el trabajo. Cada día de espera se suma al plazo de cobro.
- Usa condiciones de pago cortas y claras. "Pago en 14 días" es más fácil de cumplir que "Neto 14".
- Ofrece más de una forma de pago e incluye las instrucciones en la propia factura.
- Reclama con amabilidad al día siguiente del vencimiento. La mayoría de los retrasos son olvidos, no negativas.
- Si facturas con regularidad, valora una herramienta de facturación que registre los pagos y envíe recordatorios automáticamente.
Preguntas frecuentes
¿Estas plantillas de factura son realmente gratis?
Sí. Todas las plantillas de este sitio se pueden descargar y usar gratis en tu negocio, sin cuenta, sin marca de agua y sin periodo de prueba.
¿Puedo editar las plantillas?
Todas. Los archivos de Word, Excel y Open Office se abren en sus programas, las versiones de Google se copian en tu propio Drive y el PDF se puede rellenar con cualquier editor de PDF.
¿Cuál es la diferencia entre una factura y un recibo?
La factura solicita el pago y se envía antes de que el cliente pague. El recibo confirma que el pago se ha recibido y se entrega después.
¿Qué formato de plantilla de factura es mejor?
Usa Excel o Google Sheets si quieres que los totales y los impuestos se calculen solos. Usa Word o Google Docs si tus facturas son sobre todo texto. Usa PDF cuando necesites un documento fijo e imprimible.